管理效率的提升未必與先進(jìn)的理念有關(guān)，但一定與把一件件小事做好有關(guān)，這句話我深信不疑。崗位是企業(yè)的最小執(zhí)行單元，任何政策要求，都必須落實(shí)到崗位層面。
企業(yè)要實(shí)現(xiàn)很多管理目標(biāo)，如效率提升、品質(zhì)保證或減少浪費(fèi)，都離不開崗位上“正確地做事”，而這一切的前提是，讓每個崗位都有操作的標(biāo)準(zhǔn)。
因此，編寫崗位作業(yè)指導(dǎo)書是建立管理體系中最基礎(chǔ)且最核心的文件化工作。
但我們必須清楚認(rèn)識到，我們很多企業(yè)并未完成這項(xiàng)工作，沒有把寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)下來，形成作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；又或者編寫了，但不夠細(xì)致，離精細(xì)化還有很大的差距。時至今日，我們?nèi)孕枰〞r間，組織人力去完善。
本文就如何編寫崗位作業(yè)指導(dǎo)書分享一些看法和經(jīng)驗(yàn)，以供參考。
一、什么是崗位作業(yè)指導(dǎo)書？
崗位作業(yè)指導(dǎo)書也叫做崗位操作標(biāo)準(zhǔn)，英文簡稱SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序），是我們用來描述某一崗位的作業(yè)流程、作業(yè)方法、作業(yè)條件要求和注意事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)化文件，主要用來指導(dǎo)和規(guī)范崗位的日常工作。
崗位作業(yè)指導(dǎo)書的使用對象首先是崗位作業(yè)員，是其履行崗位職責(zé)和做好崗位工作的支持性文件，應(yīng)緊扣崗位的作業(yè)范圍和性質(zhì)來編寫。
很多企業(yè)將工藝文件等同于崗位作業(yè)指導(dǎo)書其實(shí)是錯誤的。工藝文件描述的是產(chǎn)品的整個加工流程和技術(shù)要求，雖然也會對工序的操作進(jìn)行規(guī)定，但主要規(guī)定的是過程參數(shù)和質(zhì)量指標(biāo)，對于作業(yè)細(xì)節(jié)并未詳細(xì)描述。
而且工藝文件屬于保密等級較高的文件，不可能頒發(fā)給每個操作崗位，所以工藝文件不能取代崗位作業(yè)指導(dǎo)書作為崗位操作的指導(dǎo)。而應(yīng)在工藝文件的基礎(chǔ)上，再編制崗位作業(yè)指導(dǎo)書。
從作業(yè)指導(dǎo)書的呈現(xiàn)形式來看，可以是紙質(zhì)版、PPT和視頻。
紙質(zhì)版適合發(fā)放或張貼至作業(yè)現(xiàn)場，PPT或視頻則更適合用于新員工入職教育。不管那種形式，都應(yīng)先將作業(yè)步驟、作業(yè)細(xì)節(jié)描述清楚，任何人只要看到作業(yè)指導(dǎo)書，便能一目了然，掌握整體的工作要求。
二、為什么要編寫崗位作業(yè)指導(dǎo)書
首先是經(jīng)驗(yàn)的積累，避免因人員流動而造成技術(shù)流失。
很多崗位的操作是非常依賴經(jīng)驗(yàn)的，如食品行業(yè)的提取、發(fā)酵等工藝，受原料波動、環(huán)境溫濕度變化、設(shè)備系統(tǒng)的穩(wěn)定性等因素影響，需要靠經(jīng)驗(yàn)才能取得良好的得率和品質(zhì)，熟手和生手操作的結(jié)果相差甚遠(yuǎn)。
可惜的是，很多企業(yè)或出于技術(shù)保密的考慮，或覺得很難量化這些操作，并未將這些經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)梳理，形成操作標(biāo)準(zhǔn)，將其固化下來，制定的只是一些寬泛且毫無指導(dǎo)意義的工藝參數(shù)。久而久之，成熟的經(jīng)驗(yàn)只存于個人，企業(yè)不得不面臨經(jīng)驗(yàn)流失的風(fēng)險，還可能受制于人。
而這些經(jīng)驗(yàn)，并非不可描述，只是會復(fù)雜一些，然而越是復(fù)雜，越有將其標(biāo)準(zhǔn)化的意義。最終輸出的可能不是一份簡單的作業(yè)指導(dǎo)，而是一個標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)體系，成為企業(yè)最有價值的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。
其次是對崗位的指導(dǎo)和規(guī)范。
崗位的正確操作，一定要在員工入職初期就種下規(guī)范的基因，而這個過程一定離不開系統(tǒng)的訓(xùn)練。但因?yàn)樽鳂I(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的缺少，傳統(tǒng)的“傳幫帶”隨意性很大，訓(xùn)練效果不佳，沒有幫員工樹立規(guī)劃操作的意識和掌握規(guī)范操作的方法。
大部分員工都是自學(xué)成才，摻雜自己錯誤的理解和認(rèn)知，形成自己的經(jīng)驗(yàn)，日后難免執(zhí)行不一致。對于熟練的作業(yè)人員，崗位作業(yè)指導(dǎo)書也許沒那么重要。
但對于新人就不同了，作業(yè)過程時不時需要進(jìn)行參照，更重要的是可以作為訓(xùn)練的素材，做成PPT或視頻，讓員工可以在較短時間內(nèi)掌握全面的操作要求。
第三是對崗位操作檢查和客觀評價的依據(jù)。
對崗位作業(yè)的管理離不開監(jiān)督檢查，檢查的首要依據(jù)就是崗位作業(yè)指導(dǎo)書。由于這方面的缺失，未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加上檢查人員對崗位作業(yè)不甚理解，導(dǎo)致檢查有失重點(diǎn)和客觀，且加深了作業(yè)人員和檢查人員之間的矛盾，無法通過檢查推動改進(jìn)，更不用想實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理了。
崗位作業(yè)指導(dǎo)書是企業(yè)最基本的管理工具和技術(shù)資料，適用于崗位操作指導(dǎo)，也適用于崗位操作評價。操作規(guī)范的前提是標(biāo)準(zhǔn)，檢查評價的前提更是標(biāo)準(zhǔn)。
第四是企業(yè)管理成熟度的直接體現(xiàn)。
其它文件寫的再好，但如果沒有一套細(xì)致的、可操作的崗位作業(yè)指導(dǎo)書，很難說企業(yè)管理體系是成熟的。
體系審核或客戶驗(yàn)廠都關(guān)注崗位作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化程度，最常見的不符合項(xiàng)是“執(zhí)行與文件不一致”，究其原因主要是崗位作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)策劃不到位、執(zhí)行層面的訓(xùn)練不到位、執(zhí)行檢查不到位、檢查發(fā)現(xiàn)問題改進(jìn)不到位，這類問題多了，極大降低企業(yè)形象和客戶信賴度。
因此，解決問題的根源，還得從崗位作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化抓起。
三、如何編寫崗位作業(yè)指導(dǎo)書
首先要明確崗位作業(yè)指導(dǎo)書的總體要求：
①以崗位為對象，盡量不要超出崗位的作業(yè)范圍和流程邊界。
②根據(jù)崗位不同，崗位作業(yè)指導(dǎo)書可分為生產(chǎn)操作類、檢驗(yàn)類、設(shè)備點(diǎn)檢類和其他。
③內(nèi)容要簡潔明了、直觀易懂、精確且盡可能量化、具有可操作性，最好圖文并茂。
④統(tǒng)一文件格式。
其次要明確編寫的責(zé)任主體：
①項(xiàng)目組織可以是質(zhì)量部門、體系部門或人力資源部門，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃、編寫指導(dǎo)和結(jié)果評審。
②編寫：以各崗位的主管和有操作經(jīng)驗(yàn)的人員為主，涉及技術(shù)層面的，可邀請技術(shù)或工藝人員參與。生產(chǎn)操作類也可以由工藝員主筆，但必須與班組進(jìn)行溝通。
③評審：由崗位主管、班組和體系專員組成評審小組。
第三要明確編寫流程：
①流程描述和崗位識別，編寫崗位SOP清單。
②制定SOP編寫計(jì)劃，明確編寫責(zé)任、時間。
③編寫前培訓(xùn)，明確編寫要求和方法。
④編寫初稿，應(yīng)充分討論溝通再進(jìn)行編寫。
⑤初稿評審。評審文件格式、內(nèi)容，確保足夠細(xì)致和可操作。
⑥下發(fā)試運(yùn)行，跟進(jìn)試運(yùn)行的情況。若文件與實(shí)際不符，應(yīng)及時提出修改。
⑦下發(fā)正式版，批準(zhǔn)執(zhí)行。執(zhí)行過程中質(zhì)量部或體系專員應(yīng)進(jìn)行跟蹤檢查。
⑧最終完成SOP清單，必要時根據(jù)情況進(jìn)行更新。如體系標(biāo)準(zhǔn)要求、客戶要求或法規(guī)要求變更、作業(yè)條件發(fā)生變化、工藝更新、檢查發(fā)現(xiàn)仍存在問題。
第四要明確SOP的內(nèi)容：
行業(yè)不同，崗位SOP的格式和內(nèi)容也有所不同，
但一般情況下應(yīng)描述以下信息：
①物料名稱、規(guī)格和數(shù)量
②設(shè)備和工器具
③操作流程和方法
④作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（質(zhì)量、時間等）
⑤作業(yè)安全注意事項(xiàng)
⑥異常情況處理
企業(yè)要實(shí)現(xiàn)很多管理目標(biāo)，如效率提升、品質(zhì)保證或減少浪費(fèi)，都離不開崗位上“正確地做事”，而這一切的前提是，讓每個崗位都有操作的標(biāo)準(zhǔn)。
因此，編寫崗位作業(yè)指導(dǎo)書是建立管理體系中最基礎(chǔ)且最核心的文件化工作。
但我們必須清楚認(rèn)識到，我們很多企業(yè)并未完成這項(xiàng)工作，沒有把寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)下來，形成作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；又或者編寫了，但不夠細(xì)致，離精細(xì)化還有很大的差距。時至今日，我們?nèi)孕枰〞r間，組織人力去完善。
本文就如何編寫崗位作業(yè)指導(dǎo)書分享一些看法和經(jīng)驗(yàn)，以供參考。
一、什么是崗位作業(yè)指導(dǎo)書？
崗位作業(yè)指導(dǎo)書也叫做崗位操作標(biāo)準(zhǔn)，英文簡稱SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序），是我們用來描述某一崗位的作業(yè)流程、作業(yè)方法、作業(yè)條件要求和注意事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)化文件，主要用來指導(dǎo)和規(guī)范崗位的日常工作。
崗位作業(yè)指導(dǎo)書的使用對象首先是崗位作業(yè)員，是其履行崗位職責(zé)和做好崗位工作的支持性文件，應(yīng)緊扣崗位的作業(yè)范圍和性質(zhì)來編寫。
很多企業(yè)將工藝文件等同于崗位作業(yè)指導(dǎo)書其實(shí)是錯誤的。工藝文件描述的是產(chǎn)品的整個加工流程和技術(shù)要求，雖然也會對工序的操作進(jìn)行規(guī)定，但主要規(guī)定的是過程參數(shù)和質(zhì)量指標(biāo)，對于作業(yè)細(xì)節(jié)并未詳細(xì)描述。
而且工藝文件屬于保密等級較高的文件，不可能頒發(fā)給每個操作崗位，所以工藝文件不能取代崗位作業(yè)指導(dǎo)書作為崗位操作的指導(dǎo)。而應(yīng)在工藝文件的基礎(chǔ)上，再編制崗位作業(yè)指導(dǎo)書。
從作業(yè)指導(dǎo)書的呈現(xiàn)形式來看，可以是紙質(zhì)版、PPT和視頻。
紙質(zhì)版適合發(fā)放或張貼至作業(yè)現(xiàn)場，PPT或視頻則更適合用于新員工入職教育。不管那種形式，都應(yīng)先將作業(yè)步驟、作業(yè)細(xì)節(jié)描述清楚，任何人只要看到作業(yè)指導(dǎo)書，便能一目了然，掌握整體的工作要求。
二、為什么要編寫崗位作業(yè)指導(dǎo)書
首先是經(jīng)驗(yàn)的積累，避免因人員流動而造成技術(shù)流失。
很多崗位的操作是非常依賴經(jīng)驗(yàn)的，如食品行業(yè)的提取、發(fā)酵等工藝，受原料波動、環(huán)境溫濕度變化、設(shè)備系統(tǒng)的穩(wěn)定性等因素影響，需要靠經(jīng)驗(yàn)才能取得良好的得率和品質(zhì)，熟手和生手操作的結(jié)果相差甚遠(yuǎn)。
可惜的是，很多企業(yè)或出于技術(shù)保密的考慮，或覺得很難量化這些操作，并未將這些經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)梳理，形成操作標(biāo)準(zhǔn)，將其固化下來，制定的只是一些寬泛且毫無指導(dǎo)意義的工藝參數(shù)。久而久之，成熟的經(jīng)驗(yàn)只存于個人，企業(yè)不得不面臨經(jīng)驗(yàn)流失的風(fēng)險，還可能受制于人。
而這些經(jīng)驗(yàn)，并非不可描述，只是會復(fù)雜一些，然而越是復(fù)雜，越有將其標(biāo)準(zhǔn)化的意義。最終輸出的可能不是一份簡單的作業(yè)指導(dǎo)，而是一個標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)體系，成為企業(yè)最有價值的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。
其次是對崗位的指導(dǎo)和規(guī)范。
崗位的正確操作，一定要在員工入職初期就種下規(guī)范的基因，而這個過程一定離不開系統(tǒng)的訓(xùn)練。但因?yàn)樽鳂I(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的缺少，傳統(tǒng)的“傳幫帶”隨意性很大，訓(xùn)練效果不佳，沒有幫員工樹立規(guī)劃操作的意識和掌握規(guī)范操作的方法。
大部分員工都是自學(xué)成才，摻雜自己錯誤的理解和認(rèn)知，形成自己的經(jīng)驗(yàn)，日后難免執(zhí)行不一致。對于熟練的作業(yè)人員，崗位作業(yè)指導(dǎo)書也許沒那么重要。
但對于新人就不同了，作業(yè)過程時不時需要進(jìn)行參照，更重要的是可以作為訓(xùn)練的素材，做成PPT或視頻，讓員工可以在較短時間內(nèi)掌握全面的操作要求。
第三是對崗位操作檢查和客觀評價的依據(jù)。
對崗位作業(yè)的管理離不開監(jiān)督檢查，檢查的首要依據(jù)就是崗位作業(yè)指導(dǎo)書。由于這方面的缺失，未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加上檢查人員對崗位作業(yè)不甚理解，導(dǎo)致檢查有失重點(diǎn)和客觀，且加深了作業(yè)人員和檢查人員之間的矛盾，無法通過檢查推動改進(jìn)，更不用想實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理了。
崗位作業(yè)指導(dǎo)書是企業(yè)最基本的管理工具和技術(shù)資料，適用于崗位操作指導(dǎo)，也適用于崗位操作評價。操作規(guī)范的前提是標(biāo)準(zhǔn)，檢查評價的前提更是標(biāo)準(zhǔn)。
第四是企業(yè)管理成熟度的直接體現(xiàn)。
其它文件寫的再好，但如果沒有一套細(xì)致的、可操作的崗位作業(yè)指導(dǎo)書，很難說企業(yè)管理體系是成熟的。
體系審核或客戶驗(yàn)廠都關(guān)注崗位作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化程度，最常見的不符合項(xiàng)是“執(zhí)行與文件不一致”，究其原因主要是崗位作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)策劃不到位、執(zhí)行層面的訓(xùn)練不到位、執(zhí)行檢查不到位、檢查發(fā)現(xiàn)問題改進(jìn)不到位，這類問題多了，極大降低企業(yè)形象和客戶信賴度。
因此，解決問題的根源，還得從崗位作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化抓起。
三、如何編寫崗位作業(yè)指導(dǎo)書
首先要明確崗位作業(yè)指導(dǎo)書的總體要求：
①以崗位為對象，盡量不要超出崗位的作業(yè)范圍和流程邊界。
②根據(jù)崗位不同，崗位作業(yè)指導(dǎo)書可分為生產(chǎn)操作類、檢驗(yàn)類、設(shè)備點(diǎn)檢類和其他。
③內(nèi)容要簡潔明了、直觀易懂、精確且盡可能量化、具有可操作性，最好圖文并茂。
④統(tǒng)一文件格式。
其次要明確編寫的責(zé)任主體：
①項(xiàng)目組織可以是質(zhì)量部門、體系部門或人力資源部門，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃、編寫指導(dǎo)和結(jié)果評審。
②編寫：以各崗位的主管和有操作經(jīng)驗(yàn)的人員為主，涉及技術(shù)層面的，可邀請技術(shù)或工藝人員參與。生產(chǎn)操作類也可以由工藝員主筆，但必須與班組進(jìn)行溝通。
③評審：由崗位主管、班組和體系專員組成評審小組。
第三要明確編寫流程：
①流程描述和崗位識別，編寫崗位SOP清單。
②制定SOP編寫計(jì)劃，明確編寫責(zé)任、時間。
③編寫前培訓(xùn)，明確編寫要求和方法。
④編寫初稿，應(yīng)充分討論溝通再進(jìn)行編寫。
⑤初稿評審。評審文件格式、內(nèi)容，確保足夠細(xì)致和可操作。
⑥下發(fā)試運(yùn)行，跟進(jìn)試運(yùn)行的情況。若文件與實(shí)際不符，應(yīng)及時提出修改。
⑦下發(fā)正式版，批準(zhǔn)執(zhí)行。執(zhí)行過程中質(zhì)量部或體系專員應(yīng)進(jìn)行跟蹤檢查。
⑧最終完成SOP清單，必要時根據(jù)情況進(jìn)行更新。如體系標(biāo)準(zhǔn)要求、客戶要求或法規(guī)要求變更、作業(yè)條件發(fā)生變化、工藝更新、檢查發(fā)現(xiàn)仍存在問題。
第四要明確SOP的內(nèi)容：
行業(yè)不同，崗位SOP的格式和內(nèi)容也有所不同，
但一般情況下應(yīng)描述以下信息：
①物料名稱、規(guī)格和數(shù)量
②設(shè)備和工器具
③操作流程和方法
④作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（質(zhì)量、時間等）
⑤作業(yè)安全注意事項(xiàng)
⑥異常情況處理
