第三十四條 行政機關應當對申請人提交的申請材料進行審查。
申請人提交的申請材料齊全、符合法定形式，行政機關能夠當場作出決定的，應當當場作出書面的行政許可決定。
根據法定條件和程序，需要對申請材料的實質內容進行核實的，行政機關應當指派兩名以上工作人員進行核查。
【釋義】 本條是對行政機關對申請予以審查的規定。
行政機關受理申請以后，行政程序進入審查階段。根據法律、法規的規定，行政機關對申請材料的審查，包括形式審查和實質性審查。
1．形式審查
所謂形式審查，是指行政機關僅對申請材料的形式要件是否具備進行的審查，即審查其申請材料是否齊全，是否符合法定形式。對于申請材料的真實性、合法性不作審查。例如，民辦教育促進法第十八條規定：“民辦學校取得辦學許可證，并依照有關的法律、行政法規進行登記，登記機關應當按照有關規定即時予以辦理。”根據這一規定，民辦學校的登記機關，不需要對民辦學校的設立是否符合條件作實質審查，即不需要對民辦學校辦學的資金來源是否真實、教師是否具備資格、場地和校舍是否符合國家的有關規定等進行審查，因為這些內容已經由民辦學校的審批機關如教育行政部門或者勞動部門等進行過審查。民辦學校登記，目的僅是確立其法人資格，因此，只要取得了審批機關頒發的辦學許可證，登記機關就應當即時予以登記。由于形式審查不對申請材料的內容進行審查，因此，本法規定，對于能夠當場作出決定的，行政機關應當當場作出決定，以方便申請人，提高行政效率。
2．實質審查
所謂實質審查，是指行政機關不僅要對申請材料的要件是否具備進行審查，還要對申請材料的實質內容是否符合條件進行審查。對于申請的實質審查，有的可以采取書面審查的方式，即通過申請材料的陳述了解有關情況，進行審查，但有的實質審查還需要進行實地核查，才能確認真實情況。例如，食品衛生法規定，食品衛生監督機構對食品生產經營企業和食品攤販的申請材料進行初審后，應在規定的期限內委派食品衛生監督員深入現場進行衛生審查，對不符合衛生要求的環節，提出意見，給予指導，待改正后再進行審查，直至符合國家規定的衛生要求。又如，液化氣體鐵路罐車（罐體）運輸許可證發證規則第七條規定：“在對液化氣體鐵路罐車辦理審查發證或復審過程中，必要時可實地核查液化氣體鐵路罐車。”
對于需要采取實地核查的，行政機關應當指派兩名以上工作人員進行核查。行政機關工作人員在進行實地核查時，應當向當事人或其他有關人員出示執法身份證件，以表明自己正代表國家執行公務，否則當事人可以拒絕接受核查。例如，無公害農產品認證程序第九條規定：“申請材料符合要求的，但需要對產地進行現場檢查的，中心應當在10個工作日內作出現場檢查計劃并組織有資質的檢查員組成檢查組，同時通知申請人并請申請人予以確認。檢查組在檢查計劃規定的時間內完成現場檢查工作。”要求行政機關派兩名以上工作人員進行核查，主要是為了保證核查工作的公正性。
對于情況復雜的或者重大的行政許可，行政機關應當采取極為慎重的態度，行政機關的負責人應當集體討論決定。情況復雜的或者重大的行政許可，一般是指涉及公共利益或者利害關系人的重大利益，對于這類行政許可，除適用一般審查程序，給申請人或利害關系人以陳述和申辯的機會，對符合聽證條件的，應當按照聽證程序舉行聽證。在作出行政許可決定前，行政機關的負責人應當集體討論，對于審查過程中的情況進行深入分析、研究，再作出行政許可決定，從行政程序上最大限度地保障公民和組織的合法權益。
第三十五條 依法應當先經下級行政機關審查后報上級行政機關決定的行政許可，下級行政機關應當在法定期限內將初步審查意見和全部申請材料直接報送上級行政機關。上級行政機關不得要求申請人重復提供申請材料。
【釋義】 本條是對行政許可需要先經下級行政機關審查后報上級行政機關決定的程序的規定。
對于一些行政許可事項，法律、法規規定了先經下級行政機關審查后報上級行政機關決定的程序。對于一些重要的行政許可事項，需要由級別較高的行政機關作出最終決定；還有一些許可事項，由于需要有數量限制，需要較高級別甚至國家級的行政機關統籌考慮、合理布局。由于對這些行政許可的審查，都需要了解相關的實際情況，有的還需要進行實地核查，由級別較低的行政機關先進行初步審查，有利于了解情況，作出判斷，因此法律、法規規定先經下級行政機關審查。例如，水生野生動物保護實施條例規定：“（一）需要捕捉國家一級保護水生野生動物的，必須附具申請人所在地和捕捉地的省、自治區、直轄市人民政府漁業行政主管部門簽署的意見，向國務院漁業行政主管部門申請特許捕捉證；（二）需要在本省、自治區、直轄市捕捉國家二級保護水生野生動物的，必須附具申請人所在地的縣級人民政府漁業行政主管部門簽署的意見，向省、自治區、直轄市人民政府漁業行政主管部門申請特許捕捉證。”
對于法律、法規規定應先經下級行政機關審查的行政許可，下級行政機關應當在法定期限內將初步審查意見和全部申請材料直接報送上級行政機關。下級行政機關的審查意見，只是初步的，供上級行政機關參考的，不是終局的行政決定。上級行政機關作出的決定，才是正式的決定。申請人如果對行政許可決定不服，提出復議和訴訟，只能就上級行政機關作出的決定提出。下級行政機關應當將收到的全部申請材料直接報送上級行政機關，不能要求申請人再提交申請材料或由申請人向上級行政機關提交。作出許可決定的上級行政機關不得要求申請人重復提交已向下級行政機關提交過的申請材料，但上級行政機關如果認為申請人提交的材料還不足以證明其已經符合行政許可的條件，需要申請人進一步補充的材料，可以要求補充。
第三十六條 行政機關對行政許可申請進行審查時，發現行政許可事項直接關系他人重大利益的，應當告知該利害關系人。申請人、利害關系人有權進行陳述和申辯。行政機關應當聽取申請人、利害關系人的意見。
【釋義】 本法是對申請人、利害關系人陳述權和申辯權的規定。
一、聽取申請人、利害關系人陳述和申辯的意義
行政許可的設定和實施，應當遵循公正原則。行政許可事項直接關系第三人重大利益的，利害關系人享有知情權，申請人、利害關系人享有陳述權和申辯權，正是公正原則的體現。首先，行政相對人享有知情權以及程序的參與權是行政程序公正的基本要求。行政機關在對行政許可申請進行審查的過程中，當發現行政許可事項直接關系第三人重大利益的，行政許可決定的作出會對第三人的利益產生影響，行政機關應當在合理的期限內，及時告知利害關系人，給予申請人、利害關系人充分表達自己意見并為自己辯解的機會，行使其知情權和陳述權。第二，公正的程序要求程序參與人在程序中受到平等對待。行政機關在行政許可中應保持一種超然的態度和地位，不得對申請人和利害關系人任何一方存有偏見和歧視。行政許可的作用，不僅是行政機關對社會事務進行事前管理，同時也是依法解決許可申請人與利害關系人之間就公共物品的使用或分配的問題，防止利害關系人利益和公眾利益受到許可申請人的侵犯，維護社會的平等和公平。當事人享有陳述權和駁斥不利于自己的證據的權利，行政機關必須充分聽取他們的意見并予以認真考慮，這就有利于行政機關發現事實真相，作出公正的決定。當然，程序公正并不直接決定結果的公正，但程序公正同結果公正之間具有深刻的內在聯系。公正程序盡管不能滿足全體當事人的要求，但公正程序具有疏導、容納功能，使決定易為各方接受，從而使決定易于執行，因而也能體現提高行政效率的作用。
二、聽取申請人、利害關系人陳述和申辯與聽證程序的區別
聽取申請人、利害關系人的陳述和申辯，與聽證程序都是行政機關聽取當事人的意見的程序，都是程序公正原則的體現。這兩種制度的區別在于：第一，聽取意見的時間不同。聽取申請人、利害關系人的陳述和申辯的時間范圍較大，行政機關在對行政許可申請進行初步審查后，直到作出行政許可決定前，行政機關只要發現行政許可直接關系第三人的利益，都應當及時告知申請人和利害關系人；在此期間內，申請人、利害關系人也都有權向行政機關進行陳述和申辯。除行政機關依職權主動舉行的聽證外，聽證程序是在行政機關對行政許可形成了審查意見，在作出行政許可決定前，告知申請人、利害關系人有聽證的權利，申請人、利害關系人必須在被告知的5日內決定是否申請聽證，否則即視為放棄聽證權利。第二，聽取意見的程序不同。聽取陳述和申辯的主體是與審查行政許可申請的人員是同一的，聽取的方式既可以是書面的，也可以是口頭的，聽取的程序也比較簡單。聽證程序與之相比則更為復雜和正式，聽證一般應當公開舉行，聽證主持人必須是審查行政許可申請的工作人員以外的人員，申請人和利害關系人如認為主持人與該行政許可事項有直接利害關系的，有權申請回避，聽證不能僅為書面的，申請人和利害關系人應當有機會與行政許可機關當面對質，聽證過程中審查行政許可申請的工作人員必須提供審查意見、證據和理由，申請人和利害關系人可以進行質證。第三，聽取意見的結果對行政許可決定的拘束力不同。聽取申請人和利害關系人陳述和申辯，行政機關應當予以記錄，但記錄對于行政許可決定不具有絕對的拘束力，行政機關聽取意見后，還可以自行調查取證，并據此作出許可決定。聽證程序中，行政機關應當根據聽證筆錄作出行政許可決定，也就是說聽證筆錄對行政許可決定具有拘束力。
第三十七條 行政機關對行政許可申請進行審查后，除當場作出行政許可決定的外．應當在法定期限內按照規定程序作出行政許可決定。
【釋義】 本條是對行政機關必須在法定期限內作出行政許可決定的規定。
行政機關對行政許可決定，必須在法定期限內作出。行政許可是一種對社會進行管理的手段，行政機關對經濟事務設定和實施行政許可，本質上是對市場機會資源的一種分配行為。對于行政相對人來說，政府對個人或者組織從事某種活動的申請作出準予或者不準予的決定，直接關系申請人的利益，許可本身為被許可人創造了一種“事實上的財產權”。正因為如此，行政許可決定何時作出，行政相對人何時能夠獲準從事其申請的活動，是他們極其關注的問題。在以往的行政審批中，一些行政機關力、事效率低下，對于審批事項的審查久拖不決，導致申請人無法開展經濟活動，甚至影響他們的正常生活。個別工作人員以“拖”為手段，向當事人暗示索要財物，當事人為盡快取得許可，不得不經常“跑步錢進”。有的時候，申請人雖然取得了行政許可，但由于時間拖得過長，市場的情況已經發生變化，行政許可的取得對其已經變得沒有實質意義。對行政機關來說，一些客觀上的情況，也妨礙其工作效率。如機構設置不合理，造成重復審批、多頭審批；審查的流程設計不合理，等等。制定行政許可法的宗旨之一，就是要簡化行政許可的程序、減少環節，方便群眾，強化服務，如本法規定由一個行政機關行使有關行政機關的行政許可權，行政許可需要行政機關內設的多個機構辦理的，應當確定一個機構統一受理、統一送達，依法應當由地方人民政府兩個以上部門分別實施的行政許可，本級人民政府可以確定由一個部門受理申請并轉告有關部門分別提出意見后統一辦理，或者組織有關部門聯合辦理或集中辦理等。此外，本法還規定了行政機關要積極推行電子政務，運用信息、網絡等現代技術手段。除上述規定，規定期限制度，對于促進使行政機關提高管理水平和效率，保障行政相對人的權益具有重要作用。本法在下一節對作出行政許可的期限作出了具體規定。
本條規定的“按照規定程序”，是指行政機關審查決定行政許可的工作程序，如哪些問題由主要領導或者主管領導決定，哪些問題需要請示報告，哪些問題需要由負責人集體討論決定等等。行政機關可以本著行政首長負責制原則作出具體規定。
第三十八條 申請人的申請符合法定條件、標準的，行政機關應當依法作出準予行政許可的書面決定。
行政機關依法作出不予行政許可的書面決定的，應當說明理由，并告知申請人享有依法申請行政復議或者提起行政訴訟的權利。
【釋義】 本條是對行政機關作出準予行政許可決定的規定以及作出不予行政許可決定時說明理由義務的規定。
一、行政機關作出準予行政許可的決定
行政許可是一種事前控制的制度，是行政機關依法對個人和組織的特定活動在事前作出一定的限制。個人和組織從事法律、法規設定行政許可的行為，需要經過有權機關的批準，但行政機關的這種限制并不是對社會中的個人和組織從事有關活動的絕對禁止。因為，從事設定行政許可的有關行為，原本是他們的權利，而且行政機關的限制并不一定是因為該行為本身對社會秩序造成危害，而是為了防止因實施該行為的人、場所、設備、時期和方法等的不同而對社會產生危害。例如，對餐館的營業許可，開辦餐館為社會提供餐飲服務本身對社會沒有危害，但由于餐館的經營場所和設備以及廚師、服務員的健康狀況直接關系顧客的飲食衛生和身體健康，因此，餐館必須辦理衛生許可證，廚師、服務員必須進行體檢；經營場所是否符合消防規范，直接關系顧客的消防安全，因此，餐館應當事先經過公安消防機關的許可。
只要申請人符合法律規定的有關要件，不存在不予許可的特別理由，行政機關原則上應當予以許可。有人將這一制度稱“原則許可制”。這一制度對于限制行政機關的自由裁量權、保障申請人取得行政許可的權利具有重要作用。這一制度還要求法律、法規在設定行政許可時，應當對許可的條件和標準作盡可能具體的規定。原則許可制一般來說適用于沒有數量限制的行政許可。對于有數量限制的行政許可，并不是所有的符合法定條件和標準的申請人都可以取得行政許可，行政機關可以依法按提出申請的順序或者招標、拍賣等公平競爭的方式等，決定獲取許可的被許可人。
行政許可是要式行政行為，行政許可決定應當以書面形式作出，并應以正規的文書、格式、日期和印章等形式予以批準和證明。
二、說明理由的作用和意義
行政機關作出不予行政許可決定，應當說明理由，并告知申請人享有的權利。說明理由作為行政程序的一項制度，具有以下重要功能：一是說服功能。行政機關基于民主的要求，應將行政決定的理由明白、易懂、令人信服地向行政相對人說明，可以增強公眾對政府的信任感，避免對立。二是自律功能。對于行政許可機關而言，通過說明理由，可促使其事先充分考慮行政許可決定的事實根據和法律依據，在理由充分、推理嚴密的情況下形成自己的判斷，慎重地作出決定，避免職業性的草率，防止行政專斷，促進行政機關的自我監督，從而保證行政決定的正確性。三是保護功能。行政機關作出行政決定，特別是對行政相對人作出不利處理后，要考慮到行政相對人可能會對行政決定不服。行政相對人只有通過行政機關了解其作出該決定的理由，才能認真考慮請求行政救濟的可能性，確定是否提起和如何提起行政復議或者行政訴訟，從而增強對行政相對人權益的保護。四是證明功能。對于行政復議的受理機關或者人民法院來說，通過行政決定的理由，可以了解行政機關作出該決定的動機和依據，便于對其進行審查。五是引導作用。在行政許可決定中說明理由，還可以使行政機關在以后處理同類案件時有據可循，促成平等保護。公眾也可以通過了解行政機關對特定事務在事實上和法律上的意見或態度，提高其預測的可能性，對公眾的行為具有一定的引導的作用。
三、說明理由的范圍
說明理由制度主要適用于對相對人合法權益產生不利影響的行政行為，但說明理由也不是絕對的。有的國家行政程序法或其他法律在規定行政決定應說明理由的同時，也都規定了例外情況，如情況緊急、行政行為所指定或所涉及的人已經知道或者可以知道的、法律規定保密的事項、行政行為沒有限制公民權利的、大量作出的同種類行政行為或以自動機器作成的行政行為、有關專門知識、技能或資格考試、檢定或鑒定的程序等。
說明理由適用的行政行為范圍，應取決于如何協調維護個人權利與行政效率之間的關系。我國在行政許可法中，將行政機關說明理由的義務，限定于行政機關作出不予行政許可的書面決定。這主要是考慮到，說明理由主要是為了申請人了解行政機關的觀點，以保護其利益。行政機關批準許可人的申請，也就是說作出了有利于申請人的決定的情況下，沒有必要再向申請人作出解釋。
四、說明理由的要求
說明理由的內容應包括事實方面的、法律方面的以及自由裁量是否符合法定目的。說明理由應當以明文方式作出，敘述時應當簡潔、清楚。
第三十九條 行政機關作出準予行政許可的決定，需要頒發行政許可證件的，應當向申請人頒發加蓋本行政機關印章的下列行政許可證件：
（一）許可證、執照或者其他許可證書；
（二）資格證、資質證或者其他合格證書；
（三）行政機關的批準文件或者證明文件；
（四）法律、法規規定的其他行政許可證件。
行政機關實施檢驗、檢測、檢疫的，可以在檢驗、檢測、檢疫合格的設備、設施、產品、物品上加貼標簽或者加蓋檢驗、檢測、檢疫印章。
【釋義】 本條是對行政機關頒發的許可證形式的規定。
行政許可的形式，有書面文件形式與非書面形式。在書面文件形式中，又可以分為證照式形式與非證照式形式。證照式形式是行政許可的主要表現形式，如許可證、執照等。非證照式的行政許可文書，包括批準書、同意書等。根據行政許可法的規定，行政許可證件包括以下幾類：
（一）許可證、執照或者其他許可證書。許可證是指有關行政許可機關根據行政相對人的申請而依法核發的批準書，它以“許可證”的名稱出現，如衛生許可證、采礦許可證、捕撈許可證等。
執照一般是指許可機關頒發的準許申請人從事某種生產經濟活動的書面憑證。如駕駛執照、營業執照和行政執照。
其他許可證書，包括：準許證，是某些許可證的另類名稱，如準購證、計劃生育機關發放的“準生證”、新聞出版機構發放的“準印證”、森林法規定的“木材運輸證”、槍支管理條例中規定的“攜運證”、“運輸證”、“持槍通行證”和“購買證”等。特許證，這類許可證所針對的是一般情況下都普遍禁止的行為，只在極其特別的條件下才賦予權利，與一般許可證書相比，其條件更嚴格，申請程序更復雜，發放機關層次也較高。
（二）資格證、資質證或者其他合格證書。資格證、資質證是指經過考試、考核等審查程序合格，頒發給申請人的證明其能力、資格的許可證件。證件持有人可以從事某一職業或進行某種活動。例如，內河交通安全管理條例規定，渡口工作人員應當經培訓、考試合格，并取得渡口所在地縣級人民政府指定的部門頒發的合格證書。資格證、資質證是個人或組織某種資格的證明，如律師證、建筑師證是持證人資格水平的證明。資格證和資質證的效力較穩定，能在相對較長時間內起到資格證明的作用，持證人超過一定期限不行使某權能或采取某種行為則可能導致許可證失效。
（三）行政機關的批準文件或者證明文件。行政機關的批準文件是指行政機關批準有關主體從事一定活動的書面意見。例如，按照國家有關規定，開采黃金礦產，黃金管理局頒發《開采黃金礦產批準書》后，方準開采。又如，森林法實施條例規定，勘查、開采礦藏和修建道路、水利、電力和通訊等工程，需要占用或者征用林地的，用地單位應當向縣級以上人民政府林業主管部門提出用地申請，經審核同意后，按照國家規定的標準預交森林植被恢復費，領取使用林地審核同意書。
行政機關的證明文件是指行政機關對特定事實予以確認的書面意見。例如，國際海運條例規定，國際船舶運輸經營者增加運營船舶的，增加的運營船舶必須符合國家規定的安全技術標準，并應當于投入運營前15日內向國務院交通主管部門備案。國務院交通主管部門應當自收到備案材料之日起3日內出具備案證明文件。
（四）法律、法規規定的其他行政許可證件。另外，對于行政機關實施行政許可，采取對設備、設施產品、物品進行檢驗、檢測、檢疫的，行政機關經檢驗、檢測、檢疫合格的，可以直接在設備、設施、產品、物品上加貼表示其合格的標簽或者加蓋印章。例如，動物防疫法規定：“經檢疫合格的動物、動物產品，由動物防疫監督機構出具檢疫證明，動物產品同時加蓋或者加封動物防疫監督機構使用的驗訖標志。”
行政許可證件一經行政許可機關發放即具有法律效力。行政許可證件的法律效力取決于行政許可行為的法律效力，與行政許可行為的法律效力狀態及其表現一致。行政行為的效力特性如公定力、確定力和拘束力等，一般也適用于行政許可證件，同時行政許可證件還具有證明力、拘束力，但不具有執行力。（1）公定力。即許可證件一經發放，一般即認定其合法有效從而具有法律效力。當事人如認為其違法只能在法定期限內通過復議或訴訟途徑解決，并且暫不影響或停止行政許可證件的效力。當然，如果行政許可證件的發放是基于虛假或者程序嚴重違法的，則可認定其為無效，而不具有公定力。（2）既定力。即權益的明確。行政許可機關向申請人發放許可證，即表明許可機關認可并同意被許可人可以行使一定的權利或從事一定的活動，被許可人也只有在領取了許可證件之后才能在許可的權利范圍內進行活動。（3）確定力。申請人一經取得許可證，許可機關非依法不得收回或撤銷。被許可人與許可機關之間的關系是確定的。一般來說，只要許可證持有人依法使用許可證件，在許可范圍內依法從事活動，許可機關就不得改變行政許可。（4）證明力。被許可人在從事有關的許可活動中，可以持許可證件向許可機關、其他行政機關以及其他公民、組織證明自己的權利能力和行政能力。（5）拘束力。許可證一經發放，被許可人必須在許可的范圍內進行活動，不得違反；許可機關也不得隨意加以干預，其他機關或組織、個人也不得侵犯其法定權利。
第四十條 行政機關作出的準予行政許可決定，應當予以公開，公眾有權查閱。
【釋義】 本條是對行政機關應當將行政許可決定予以公開的規定。
一、行政許可決定公開的意義
行政許可決定公開，即是將行政許可的結果予以公開。將行政許可的結果公開是行政公開的重要內容，對于保障被許可人、利害關系人和公眾的知情權、加強對行政機關的監督具有重要意義。首先，對于利害關系人來說，行政許可決定會對其利益產生影響，盡管行政許可法規定了利害關系人有陳述、申辯及聽證的權利，但行政許可決定的作出是否采納了利害關系人提出的證據和意見，是否考慮了對利害關系人利益的保護，利害關系人都需要通過行政許可決定進行了解，然后才能決定是否采取對自身權益的相關保護措施。第二，在有數量限制的行政許可中，并不是所有申請人最終都能得到行政機關的許可，對于未獲得許可的申請人來說，在有關的行政許可決定作出后，他們所關心的是行政機關是否依法采用了公平的程序，保障申請人有平等競爭的機會，獲得許可的被申請人的條件是否符合行政機關事先公布的條件，行政機關的決定對自己是否存在不公正。通過行政許可決定，如果其他申請人發現行政機關的行為違法，作出的行政許可決定不公正，可以采取相應的救濟措施。第三，對于公眾來說，行政決定公開，使其可以了解自己需要的信息。如，在工商部門查詢企業法人的登記，可以了解有關企業的情況，從而使個人和企業在與注冊登記的企業進行民事活動的過程中，降低商業風險，避免損失的發生。又如，對于經檢驗、檢測、檢疫合格的產品的結果予以公開，可以使公眾根據這些結果選擇商品，保護使用者、消費者的權益。第四，將行政決定予以公開，使被許可人、利害關系人以及社會公眾可以從決定中了解行政許可的決定過程和理由，從而增加公眾對行政機關的監督的作用。
目前，一些行政機關已經規定公眾查詢有關行政許可決定的資料的辦法，為公眾提供服務。如國家工商行政管理機關制定的企業登記檔案資料的查詢辦法規定，工商行政管理機關依照管理權限辦理企業登記檔案資料查詢。企業登記檔案資料的查詢，按照提供途徑，可以分為機讀檔案資料查詢和書式檔案資料查詢。機讀檔案資料的查詢內容包括：（一）企業登記事項：名稱、住所、經營場所、法定代表人、負責人、經濟性質或企業類別、注冊資金或注冊資本、經營范圍、經營方式、主管部門、出資人、經營期限、注冊號、核準登記注冊日期等。（二）企業登記報批文件：部門批準文件、章程、驗資證明、住所證明、法人資格證明或自然人身份證明、法定代表人任職文件和身份證明、名稱預先核準通知書。（三）企業變更事項：核準設立子公司或分支機構日期、變更有關名稱、住所、法定代表人、經濟性質或企業類別、注冊資金或注冊資本、經營范圍、經營方式等事項和各種登記文件及核準變更日期。（四）企業注銷（吊銷）事項：法院破產裁定、企業決議或決定、行政機關責令關閉的文件、清算組織及清算報告、核準注銷（吊銷）日期。（五）監督檢查事項。企業被處罰記錄及日期、年度檢驗情況（企業經營情況、財務狀況、開戶銀行及帳號除外）。書式檔案資料的查詢內容包括核準登記企業的全部原始登記檔案資料。各組織、個人均可向各地工商行政管理機關申請進行機讀檔案資料查詢。各級公安機關、檢察機關、審判機關、國家安全機關、紀檢監察機關，持有關公函，并出示查詢人員有效證件，可以向各級工商行政管理機關進行書式檔案資料查詢。律師事務所代理訴訟活動，查詢人員出示立案證明和律師證件，可以進行書式檔案資料查詢。書式檔案資料中涉及的機密事項，須經工商行政管理機關批準方可查閱。工商行政管理機關內部審批文書，在辦理涉及工商行政管理機關的案件時方可查閱。機讀檔案資料、書式檔案資料查詢，應查詢人的要求，可以加蓋工商行政管理機關檔案資料查詢專用章。
二、行政許可決定公開的例外
根據本法第五條的規定，行政許可的實施和結果應當公開，但是涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的內容除外。因此，一般情況下，行政許可決定應當予以公開，供公眾查閱，但遇有下列情形，不得公開。
1．國家秘密
根據我國保密法的規定，國家秘密是關系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。國家秘密包括下列秘密事項：（一）國家事務的重大決策中的秘密事項；（二）國防建設和武裝力量活動中的秘密事項；（三）外交和外事活動中的秘密事項以及對外承擔保密義務的事項；（四）國民經濟和社會發展中的秘密事項；（五）科學技術中的秘密事項；（六）維護國家安全活動和追查刑事犯罪中的秘密事項；（七）其他經國家保密工作部門確定應當保守的國家秘密事項。由于國家秘密涉及國家的安全和國家利益，因此，行政許可決定涉及國家秘密的，不能予以公開。
2．商業秘密
關于商業秘密，目前國際上還沒有統一的定義。美國的學者認為，商業秘密是指在營業中使用的、能使該秘密的所有人在同行競爭中占據優勢的東西，它可以是一個配方、一項公式、一種模式或者是推銷產品的計劃等。我國的反不正當競爭法規定：“本條所稱的商業秘密，是指不為公眾所知悉，能為權利人帶來經濟利益、具有實用性并經權利人采取保密措施的技術信息和經營信息。”商業秘密通常表現為新技術、新方法、新工藝、新材料、新配方、新流程以及情報、經驗、技巧、規程、報表、名單、計劃和數據等。商業秘密必須具有經濟價值，即能夠為權利人帶來實際的或潛在的經濟利益和競爭優勢。這是商業秘密與政治秘密、個人隱私等其他秘密的最為顯著的區別。對商業秘密的保護，對權利人而言，維持了商業秘密的秘密狀態，直接目的就是謀求經濟上的利益。國家對商業秘密的保護，其目的是為了維護權利人的經濟利益和社會的經濟秩序。對于商業秘密的保護，各國主要是以合同法、侵權行為法，反不正當競爭法和刑法的有關規定予以保護。行政法在強調行政公開和公民知情權的原則下，也需要對行政許可相關方商業秘密的保護。
3．個人隱私
隱私是指公民個人生活中不愿為他人公開或知悉的秘密。隱私權是自然人享有的對其個人的、與公共利益無關的個人信息、私人活動和私有領域進行支配的一種人格權。
行政公開是行政機關的義務，原則上行政機關將其掌握的文件資料向公眾公開，但由于行政機關掌握大量個人隱私和商業秘密，行政公開很有可能侵犯公民的隱私權，因此，有必要在規定行政公開的同時，規定對公民隱私權的保護。例如，有的國家規定，公民隱私權具體體現為以下權利：（1）了解和取得個人記錄的權利。公民個人有權知道行政機關是否存有關于他的記錄以及記錄所記載的內容，并要求得到復制品。（2）要求修改記錄的權利。個人認為關于自己的記錄不正確、不完全或不及時的，可以請求行政機關修改。（3）同意權。除了法律規定的免除情形外，行政機關公開個人的記錄，必須取得個人的書面同意，否則不能公開。
在某些情況下，商業秘密、個人隱私和知情權會發生沖突。一方面，公眾希望知道更多的有關行政管理的情況，并對有關信息加以利用；另一方面，每個個人又不希望自己以及與自己有關的情況被他人過分關注，以維護自己的隱私權。要協調隱私權和知情權的關系，就要將隱私權與知情權的權利范圍予以明確界定。但我國的法律目前尚未對隱私權作出明確規定。在將行政許可決定公開時，行政機關必須在權衡因公共利益而決定公開與保護個人隱私之間的關系。第一，行政機關收集的申請人的有關情況，應當是行政機關作出行政許可決定所必須的，行政機關不得要求申請人提交與行政許可事項無關的材料。第二，行政機關將行政許可決定公開，涉及申請人的有關情況，應當經申請人同意。第三，在我國目前情況下，行政機關在行政許可決定公開的問題上，對于個人隱私、商業秘密的認定不宜過寬，尤其是對于本身具有公示的作用行政許可更是如此。如企業法人登記，其功能一是為企業賦予法人資格，允許其從事經營活動。登記的另一個很重要的功能是對企業的營業狀態予以公示，保護交易安全。如果過多將企業的有關情況認定為商業秘密，登記的公示作用就無法發揮。
第四十一條 法律、行政法規設定的行政許可，其適用范圍沒有地域限制的，申請人取得的行政許可在全國范圍內有效。
【釋義】 本條是對行政許可的地域效力的規定。
行政許可的適用范圍，有的有地域限制，對于沒有特別的地域限制的許可，則在全國范圍內有效。一般來說，對于行為的許可，有地域限制的較多。例如，集會游行示威活動、必須在有關機關指定的路線和區域范圍內進行。又如，根據煙草專賣法的規定，取得煙草專賣批發企業許可證的企業，應當在許可證規定的經營范圍和地域范圍內，從事煙草制品的批發業務。對于資格資質的許可，沒有地域限制的較多。例如，律師法規定，律師執業不受地域限制。根據海關關于報關員資格考試的管理規定，《報關員資格證書》是從事報關工作的專業資格證明，在全國范圍內有效。鍋爐壓力容器制造監督管理辦法規定：“制造企業依據本辦法取得的《制造許可證》在全國范圍內有效。各地相關部門不得進行重復審查、重復發證。”
行政許可的實施有地域管轄。所謂地域管轄，是指同級人民政府及其所屬部門在各管轄區內實施行政許可的權限分工。一般來說，行政許可實施的地域管轄并不影響行政許可的適用范圍。例如，特種設備質量監督與安全監察規定規定：“安裝、維修保養、改造單位必須具備相應的條件，向所在地省級特種設備安全監察機構或者其授權的特種設備安全監察機構申請資格認可，取得資格證書后，方可以承擔認可項目的業務。該資格證書在全國范圍內有效。”但有的行政許可的適用范圍與實施機關的管轄范圍一致，例如，種子法規定：“通過國家級審定的主要農作物品種和主要林木良種由國務院農業、林業行政主管部門公告，可以在全國適宜的生態區域推廣。通過省級審定的主要農作物品種和主要林木良種由省、自治區、直轄市人民政府農業、林業行政主管部門公告，可以在本行政區域內適宜的生態區域推廣；相鄰省、自治區、直轄市屬于同一適宜生態區的地域，經所在省、自治區、直轄市人民政府農業、林業行政主管部門同意后可以引種。”
根據本條的規定，法律、行政法規設定的行政許可原則上在全國范圍內有效，但法律、行政法規規定行政許可的適用有地域范圍的除外。這一規定的目的主要在于防止某些地方政府和部門利用行政許可權力推行地方保護。據報載，某地政府為限制某一外埠品牌的汽車進入本地市場，規定凡私人、私企、三資企業在購買該品牌的汽車時，除繳納一般費用外，還要另外再交數萬元的“特困企業解困基金”。這實際上是對該品牌汽車的銷售進行地域限制，是不符合市場經濟要求的。發展市場經濟，要求地區、行業和企業間的商品和生產要素，按照價值規律向最有效益的方向流動，形成良好的協調關系，最終達到社會資源的有效配置。行政許可的設定和實施，都必須有利于市場經濟的建立和發展。對行政許可的地域效力進行不當限制，是與市場經濟相背離的，因而是違法的行為。
申請人提交的申請材料齊全、符合法定形式，行政機關能夠當場作出決定的，應當當場作出書面的行政許可決定。
根據法定條件和程序，需要對申請材料的實質內容進行核實的，行政機關應當指派兩名以上工作人員進行核查。
【釋義】 本條是對行政機關對申請予以審查的規定。
行政機關受理申請以后，行政程序進入審查階段。根據法律、法規的規定，行政機關對申請材料的審查，包括形式審查和實質性審查。
1．形式審查
所謂形式審查，是指行政機關僅對申請材料的形式要件是否具備進行的審查，即審查其申請材料是否齊全，是否符合法定形式。對于申請材料的真實性、合法性不作審查。例如，民辦教育促進法第十八條規定：“民辦學校取得辦學許可證，并依照有關的法律、行政法規進行登記，登記機關應當按照有關規定即時予以辦理。”根據這一規定，民辦學校的登記機關，不需要對民辦學校的設立是否符合條件作實質審查，即不需要對民辦學校辦學的資金來源是否真實、教師是否具備資格、場地和校舍是否符合國家的有關規定等進行審查，因為這些內容已經由民辦學校的審批機關如教育行政部門或者勞動部門等進行過審查。民辦學校登記，目的僅是確立其法人資格，因此，只要取得了審批機關頒發的辦學許可證，登記機關就應當即時予以登記。由于形式審查不對申請材料的內容進行審查，因此，本法規定，對于能夠當場作出決定的，行政機關應當當場作出決定，以方便申請人，提高行政效率。
2．實質審查
所謂實質審查，是指行政機關不僅要對申請材料的要件是否具備進行審查，還要對申請材料的實質內容是否符合條件進行審查。對于申請的實質審查，有的可以采取書面審查的方式，即通過申請材料的陳述了解有關情況，進行審查，但有的實質審查還需要進行實地核查，才能確認真實情況。例如，食品衛生法規定，食品衛生監督機構對食品生產經營企業和食品攤販的申請材料進行初審后，應在規定的期限內委派食品衛生監督員深入現場進行衛生審查，對不符合衛生要求的環節，提出意見，給予指導，待改正后再進行審查，直至符合國家規定的衛生要求。又如，液化氣體鐵路罐車（罐體）運輸許可證發證規則第七條規定：“在對液化氣體鐵路罐車辦理審查發證或復審過程中，必要時可實地核查液化氣體鐵路罐車。”
對于需要采取實地核查的，行政機關應當指派兩名以上工作人員進行核查。行政機關工作人員在進行實地核查時，應當向當事人或其他有關人員出示執法身份證件，以表明自己正代表國家執行公務，否則當事人可以拒絕接受核查。例如，無公害農產品認證程序第九條規定：“申請材料符合要求的，但需要對產地進行現場檢查的，中心應當在10個工作日內作出現場檢查計劃并組織有資質的檢查員組成檢查組，同時通知申請人并請申請人予以確認。檢查組在檢查計劃規定的時間內完成現場檢查工作。”要求行政機關派兩名以上工作人員進行核查，主要是為了保證核查工作的公正性。
對于情況復雜的或者重大的行政許可，行政機關應當采取極為慎重的態度，行政機關的負責人應當集體討論決定。情況復雜的或者重大的行政許可，一般是指涉及公共利益或者利害關系人的重大利益，對于這類行政許可，除適用一般審查程序，給申請人或利害關系人以陳述和申辯的機會，對符合聽證條件的，應當按照聽證程序舉行聽證。在作出行政許可決定前，行政機關的負責人應當集體討論，對于審查過程中的情況進行深入分析、研究，再作出行政許可決定，從行政程序上最大限度地保障公民和組織的合法權益。
第三十五條 依法應當先經下級行政機關審查后報上級行政機關決定的行政許可，下級行政機關應當在法定期限內將初步審查意見和全部申請材料直接報送上級行政機關。上級行政機關不得要求申請人重復提供申請材料。
【釋義】 本條是對行政許可需要先經下級行政機關審查后報上級行政機關決定的程序的規定。
對于一些行政許可事項，法律、法規規定了先經下級行政機關審查后報上級行政機關決定的程序。對于一些重要的行政許可事項，需要由級別較高的行政機關作出最終決定；還有一些許可事項，由于需要有數量限制，需要較高級別甚至國家級的行政機關統籌考慮、合理布局。由于對這些行政許可的審查，都需要了解相關的實際情況，有的還需要進行實地核查，由級別較低的行政機關先進行初步審查，有利于了解情況，作出判斷，因此法律、法規規定先經下級行政機關審查。例如，水生野生動物保護實施條例規定：“（一）需要捕捉國家一級保護水生野生動物的，必須附具申請人所在地和捕捉地的省、自治區、直轄市人民政府漁業行政主管部門簽署的意見，向國務院漁業行政主管部門申請特許捕捉證；（二）需要在本省、自治區、直轄市捕捉國家二級保護水生野生動物的，必須附具申請人所在地的縣級人民政府漁業行政主管部門簽署的意見，向省、自治區、直轄市人民政府漁業行政主管部門申請特許捕捉證。”
對于法律、法規規定應先經下級行政機關審查的行政許可，下級行政機關應當在法定期限內將初步審查意見和全部申請材料直接報送上級行政機關。下級行政機關的審查意見，只是初步的，供上級行政機關參考的，不是終局的行政決定。上級行政機關作出的決定，才是正式的決定。申請人如果對行政許可決定不服，提出復議和訴訟，只能就上級行政機關作出的決定提出。下級行政機關應當將收到的全部申請材料直接報送上級行政機關，不能要求申請人再提交申請材料或由申請人向上級行政機關提交。作出許可決定的上級行政機關不得要求申請人重復提交已向下級行政機關提交過的申請材料，但上級行政機關如果認為申請人提交的材料還不足以證明其已經符合行政許可的條件，需要申請人進一步補充的材料，可以要求補充。
第三十六條 行政機關對行政許可申請進行審查時，發現行政許可事項直接關系他人重大利益的，應當告知該利害關系人。申請人、利害關系人有權進行陳述和申辯。行政機關應當聽取申請人、利害關系人的意見。
【釋義】 本法是對申請人、利害關系人陳述權和申辯權的規定。
一、聽取申請人、利害關系人陳述和申辯的意義
行政許可的設定和實施，應當遵循公正原則。行政許可事項直接關系第三人重大利益的，利害關系人享有知情權，申請人、利害關系人享有陳述權和申辯權，正是公正原則的體現。首先，行政相對人享有知情權以及程序的參與權是行政程序公正的基本要求。行政機關在對行政許可申請進行審查的過程中，當發現行政許可事項直接關系第三人重大利益的，行政許可決定的作出會對第三人的利益產生影響，行政機關應當在合理的期限內，及時告知利害關系人，給予申請人、利害關系人充分表達自己意見并為自己辯解的機會，行使其知情權和陳述權。第二，公正的程序要求程序參與人在程序中受到平等對待。行政機關在行政許可中應保持一種超然的態度和地位，不得對申請人和利害關系人任何一方存有偏見和歧視。行政許可的作用，不僅是行政機關對社會事務進行事前管理，同時也是依法解決許可申請人與利害關系人之間就公共物品的使用或分配的問題，防止利害關系人利益和公眾利益受到許可申請人的侵犯，維護社會的平等和公平。當事人享有陳述權和駁斥不利于自己的證據的權利，行政機關必須充分聽取他們的意見并予以認真考慮，這就有利于行政機關發現事實真相，作出公正的決定。當然，程序公正并不直接決定結果的公正，但程序公正同結果公正之間具有深刻的內在聯系。公正程序盡管不能滿足全體當事人的要求，但公正程序具有疏導、容納功能，使決定易為各方接受，從而使決定易于執行，因而也能體現提高行政效率的作用。
二、聽取申請人、利害關系人陳述和申辯與聽證程序的區別
聽取申請人、利害關系人的陳述和申辯，與聽證程序都是行政機關聽取當事人的意見的程序，都是程序公正原則的體現。這兩種制度的區別在于：第一，聽取意見的時間不同。聽取申請人、利害關系人的陳述和申辯的時間范圍較大，行政機關在對行政許可申請進行初步審查后，直到作出行政許可決定前，行政機關只要發現行政許可直接關系第三人的利益，都應當及時告知申請人和利害關系人；在此期間內，申請人、利害關系人也都有權向行政機關進行陳述和申辯。除行政機關依職權主動舉行的聽證外，聽證程序是在行政機關對行政許可形成了審查意見，在作出行政許可決定前，告知申請人、利害關系人有聽證的權利，申請人、利害關系人必須在被告知的5日內決定是否申請聽證，否則即視為放棄聽證權利。第二，聽取意見的程序不同。聽取陳述和申辯的主體是與審查行政許可申請的人員是同一的，聽取的方式既可以是書面的，也可以是口頭的，聽取的程序也比較簡單。聽證程序與之相比則更為復雜和正式，聽證一般應當公開舉行，聽證主持人必須是審查行政許可申請的工作人員以外的人員，申請人和利害關系人如認為主持人與該行政許可事項有直接利害關系的，有權申請回避，聽證不能僅為書面的，申請人和利害關系人應當有機會與行政許可機關當面對質，聽證過程中審查行政許可申請的工作人員必須提供審查意見、證據和理由，申請人和利害關系人可以進行質證。第三，聽取意見的結果對行政許可決定的拘束力不同。聽取申請人和利害關系人陳述和申辯，行政機關應當予以記錄，但記錄對于行政許可決定不具有絕對的拘束力，行政機關聽取意見后，還可以自行調查取證，并據此作出許可決定。聽證程序中，行政機關應當根據聽證筆錄作出行政許可決定，也就是說聽證筆錄對行政許可決定具有拘束力。
第三十七條 行政機關對行政許可申請進行審查后，除當場作出行政許可決定的外．應當在法定期限內按照規定程序作出行政許可決定。
【釋義】 本條是對行政機關必須在法定期限內作出行政許可決定的規定。
行政機關對行政許可決定，必須在法定期限內作出。行政許可是一種對社會進行管理的手段，行政機關對經濟事務設定和實施行政許可，本質上是對市場機會資源的一種分配行為。對于行政相對人來說，政府對個人或者組織從事某種活動的申請作出準予或者不準予的決定，直接關系申請人的利益，許可本身為被許可人創造了一種“事實上的財產權”。正因為如此，行政許可決定何時作出，行政相對人何時能夠獲準從事其申請的活動，是他們極其關注的問題。在以往的行政審批中，一些行政機關力、事效率低下，對于審批事項的審查久拖不決，導致申請人無法開展經濟活動，甚至影響他們的正常生活。個別工作人員以“拖”為手段，向當事人暗示索要財物，當事人為盡快取得許可，不得不經常“跑步錢進”。有的時候，申請人雖然取得了行政許可，但由于時間拖得過長，市場的情況已經發生變化，行政許可的取得對其已經變得沒有實質意義。對行政機關來說，一些客觀上的情況，也妨礙其工作效率。如機構設置不合理，造成重復審批、多頭審批；審查的流程設計不合理，等等。制定行政許可法的宗旨之一，就是要簡化行政許可的程序、減少環節，方便群眾，強化服務，如本法規定由一個行政機關行使有關行政機關的行政許可權，行政許可需要行政機關內設的多個機構辦理的，應當確定一個機構統一受理、統一送達，依法應當由地方人民政府兩個以上部門分別實施的行政許可，本級人民政府可以確定由一個部門受理申請并轉告有關部門分別提出意見后統一辦理，或者組織有關部門聯合辦理或集中辦理等。此外，本法還規定了行政機關要積極推行電子政務，運用信息、網絡等現代技術手段。除上述規定，規定期限制度，對于促進使行政機關提高管理水平和效率，保障行政相對人的權益具有重要作用。本法在下一節對作出行政許可的期限作出了具體規定。
本條規定的“按照規定程序”，是指行政機關審查決定行政許可的工作程序，如哪些問題由主要領導或者主管領導決定，哪些問題需要請示報告，哪些問題需要由負責人集體討論決定等等。行政機關可以本著行政首長負責制原則作出具體規定。
第三十八條 申請人的申請符合法定條件、標準的，行政機關應當依法作出準予行政許可的書面決定。
行政機關依法作出不予行政許可的書面決定的，應當說明理由，并告知申請人享有依法申請行政復議或者提起行政訴訟的權利。
【釋義】 本條是對行政機關作出準予行政許可決定的規定以及作出不予行政許可決定時說明理由義務的規定。
一、行政機關作出準予行政許可的決定
行政許可是一種事前控制的制度，是行政機關依法對個人和組織的特定活動在事前作出一定的限制。個人和組織從事法律、法規設定行政許可的行為，需要經過有權機關的批準，但行政機關的這種限制并不是對社會中的個人和組織從事有關活動的絕對禁止。因為，從事設定行政許可的有關行為，原本是他們的權利，而且行政機關的限制并不一定是因為該行為本身對社會秩序造成危害，而是為了防止因實施該行為的人、場所、設備、時期和方法等的不同而對社會產生危害。例如，對餐館的營業許可，開辦餐館為社會提供餐飲服務本身對社會沒有危害，但由于餐館的經營場所和設備以及廚師、服務員的健康狀況直接關系顧客的飲食衛生和身體健康，因此，餐館必須辦理衛生許可證，廚師、服務員必須進行體檢；經營場所是否符合消防規范，直接關系顧客的消防安全，因此，餐館應當事先經過公安消防機關的許可。
只要申請人符合法律規定的有關要件，不存在不予許可的特別理由，行政機關原則上應當予以許可。有人將這一制度稱“原則許可制”。這一制度對于限制行政機關的自由裁量權、保障申請人取得行政許可的權利具有重要作用。這一制度還要求法律、法規在設定行政許可時，應當對許可的條件和標準作盡可能具體的規定。原則許可制一般來說適用于沒有數量限制的行政許可。對于有數量限制的行政許可，并不是所有的符合法定條件和標準的申請人都可以取得行政許可，行政機關可以依法按提出申請的順序或者招標、拍賣等公平競爭的方式等，決定獲取許可的被許可人。
行政許可是要式行政行為，行政許可決定應當以書面形式作出，并應以正規的文書、格式、日期和印章等形式予以批準和證明。
二、說明理由的作用和意義
行政機關作出不予行政許可決定，應當說明理由，并告知申請人享有的權利。說明理由作為行政程序的一項制度，具有以下重要功能：一是說服功能。行政機關基于民主的要求，應將行政決定的理由明白、易懂、令人信服地向行政相對人說明，可以增強公眾對政府的信任感，避免對立。二是自律功能。對于行政許可機關而言，通過說明理由，可促使其事先充分考慮行政許可決定的事實根據和法律依據，在理由充分、推理嚴密的情況下形成自己的判斷，慎重地作出決定，避免職業性的草率，防止行政專斷，促進行政機關的自我監督，從而保證行政決定的正確性。三是保護功能。行政機關作出行政決定，特別是對行政相對人作出不利處理后，要考慮到行政相對人可能會對行政決定不服。行政相對人只有通過行政機關了解其作出該決定的理由，才能認真考慮請求行政救濟的可能性，確定是否提起和如何提起行政復議或者行政訴訟，從而增強對行政相對人權益的保護。四是證明功能。對于行政復議的受理機關或者人民法院來說，通過行政決定的理由，可以了解行政機關作出該決定的動機和依據，便于對其進行審查。五是引導作用。在行政許可決定中說明理由，還可以使行政機關在以后處理同類案件時有據可循，促成平等保護。公眾也可以通過了解行政機關對特定事務在事實上和法律上的意見或態度，提高其預測的可能性，對公眾的行為具有一定的引導的作用。
三、說明理由的范圍
說明理由制度主要適用于對相對人合法權益產生不利影響的行政行為，但說明理由也不是絕對的。有的國家行政程序法或其他法律在規定行政決定應說明理由的同時，也都規定了例外情況，如情況緊急、行政行為所指定或所涉及的人已經知道或者可以知道的、法律規定保密的事項、行政行為沒有限制公民權利的、大量作出的同種類行政行為或以自動機器作成的行政行為、有關專門知識、技能或資格考試、檢定或鑒定的程序等。
說明理由適用的行政行為范圍，應取決于如何協調維護個人權利與行政效率之間的關系。我國在行政許可法中，將行政機關說明理由的義務，限定于行政機關作出不予行政許可的書面決定。這主要是考慮到，說明理由主要是為了申請人了解行政機關的觀點，以保護其利益。行政機關批準許可人的申請，也就是說作出了有利于申請人的決定的情況下，沒有必要再向申請人作出解釋。
四、說明理由的要求
說明理由的內容應包括事實方面的、法律方面的以及自由裁量是否符合法定目的。說明理由應當以明文方式作出，敘述時應當簡潔、清楚。
第三十九條 行政機關作出準予行政許可的決定，需要頒發行政許可證件的，應當向申請人頒發加蓋本行政機關印章的下列行政許可證件：
（一）許可證、執照或者其他許可證書；
（二）資格證、資質證或者其他合格證書；
（三）行政機關的批準文件或者證明文件；
（四）法律、法規規定的其他行政許可證件。
行政機關實施檢驗、檢測、檢疫的，可以在檢驗、檢測、檢疫合格的設備、設施、產品、物品上加貼標簽或者加蓋檢驗、檢測、檢疫印章。
【釋義】 本條是對行政機關頒發的許可證形式的規定。
行政許可的形式，有書面文件形式與非書面形式。在書面文件形式中，又可以分為證照式形式與非證照式形式。證照式形式是行政許可的主要表現形式，如許可證、執照等。非證照式的行政許可文書，包括批準書、同意書等。根據行政許可法的規定，行政許可證件包括以下幾類：
（一）許可證、執照或者其他許可證書。許可證是指有關行政許可機關根據行政相對人的申請而依法核發的批準書，它以“許可證”的名稱出現，如衛生許可證、采礦許可證、捕撈許可證等。
執照一般是指許可機關頒發的準許申請人從事某種生產經濟活動的書面憑證。如駕駛執照、營業執照和行政執照。
其他許可證書，包括：準許證，是某些許可證的另類名稱，如準購證、計劃生育機關發放的“準生證”、新聞出版機構發放的“準印證”、森林法規定的“木材運輸證”、槍支管理條例中規定的“攜運證”、“運輸證”、“持槍通行證”和“購買證”等。特許證，這類許可證所針對的是一般情況下都普遍禁止的行為，只在極其特別的條件下才賦予權利，與一般許可證書相比，其條件更嚴格，申請程序更復雜，發放機關層次也較高。
（二）資格證、資質證或者其他合格證書。資格證、資質證是指經過考試、考核等審查程序合格，頒發給申請人的證明其能力、資格的許可證件。證件持有人可以從事某一職業或進行某種活動。例如，內河交通安全管理條例規定，渡口工作人員應當經培訓、考試合格，并取得渡口所在地縣級人民政府指定的部門頒發的合格證書。資格證、資質證是個人或組織某種資格的證明，如律師證、建筑師證是持證人資格水平的證明。資格證和資質證的效力較穩定，能在相對較長時間內起到資格證明的作用，持證人超過一定期限不行使某權能或采取某種行為則可能導致許可證失效。
（三）行政機關的批準文件或者證明文件。行政機關的批準文件是指行政機關批準有關主體從事一定活動的書面意見。例如，按照國家有關規定，開采黃金礦產，黃金管理局頒發《開采黃金礦產批準書》后，方準開采。又如，森林法實施條例規定，勘查、開采礦藏和修建道路、水利、電力和通訊等工程，需要占用或者征用林地的，用地單位應當向縣級以上人民政府林業主管部門提出用地申請，經審核同意后，按照國家規定的標準預交森林植被恢復費，領取使用林地審核同意書。
行政機關的證明文件是指行政機關對特定事實予以確認的書面意見。例如，國際海運條例規定，國際船舶運輸經營者增加運營船舶的，增加的運營船舶必須符合國家規定的安全技術標準，并應當于投入運營前15日內向國務院交通主管部門備案。國務院交通主管部門應當自收到備案材料之日起3日內出具備案證明文件。
（四）法律、法規規定的其他行政許可證件。另外，對于行政機關實施行政許可，采取對設備、設施產品、物品進行檢驗、檢測、檢疫的，行政機關經檢驗、檢測、檢疫合格的，可以直接在設備、設施、產品、物品上加貼表示其合格的標簽或者加蓋印章。例如，動物防疫法規定：“經檢疫合格的動物、動物產品，由動物防疫監督機構出具檢疫證明，動物產品同時加蓋或者加封動物防疫監督機構使用的驗訖標志。”
行政許可證件一經行政許可機關發放即具有法律效力。行政許可證件的法律效力取決于行政許可行為的法律效力，與行政許可行為的法律效力狀態及其表現一致。行政行為的效力特性如公定力、確定力和拘束力等，一般也適用于行政許可證件，同時行政許可證件還具有證明力、拘束力，但不具有執行力。（1）公定力。即許可證件一經發放，一般即認定其合法有效從而具有法律效力。當事人如認為其違法只能在法定期限內通過復議或訴訟途徑解決，并且暫不影響或停止行政許可證件的效力。當然，如果行政許可證件的發放是基于虛假或者程序嚴重違法的，則可認定其為無效，而不具有公定力。（2）既定力。即權益的明確。行政許可機關向申請人發放許可證，即表明許可機關認可并同意被許可人可以行使一定的權利或從事一定的活動，被許可人也只有在領取了許可證件之后才能在許可的權利范圍內進行活動。（3）確定力。申請人一經取得許可證，許可機關非依法不得收回或撤銷。被許可人與許可機關之間的關系是確定的。一般來說，只要許可證持有人依法使用許可證件，在許可范圍內依法從事活動，許可機關就不得改變行政許可。（4）證明力。被許可人在從事有關的許可活動中，可以持許可證件向許可機關、其他行政機關以及其他公民、組織證明自己的權利能力和行政能力。（5）拘束力。許可證一經發放，被許可人必須在許可的范圍內進行活動，不得違反；許可機關也不得隨意加以干預，其他機關或組織、個人也不得侵犯其法定權利。
第四十條 行政機關作出的準予行政許可決定，應當予以公開，公眾有權查閱。
【釋義】 本條是對行政機關應當將行政許可決定予以公開的規定。
一、行政許可決定公開的意義
行政許可決定公開，即是將行政許可的結果予以公開。將行政許可的結果公開是行政公開的重要內容，對于保障被許可人、利害關系人和公眾的知情權、加強對行政機關的監督具有重要意義。首先，對于利害關系人來說，行政許可決定會對其利益產生影響，盡管行政許可法規定了利害關系人有陳述、申辯及聽證的權利，但行政許可決定的作出是否采納了利害關系人提出的證據和意見，是否考慮了對利害關系人利益的保護，利害關系人都需要通過行政許可決定進行了解，然后才能決定是否采取對自身權益的相關保護措施。第二，在有數量限制的行政許可中，并不是所有申請人最終都能得到行政機關的許可，對于未獲得許可的申請人來說，在有關的行政許可決定作出后，他們所關心的是行政機關是否依法采用了公平的程序，保障申請人有平等競爭的機會，獲得許可的被申請人的條件是否符合行政機關事先公布的條件，行政機關的決定對自己是否存在不公正。通過行政許可決定，如果其他申請人發現行政機關的行為違法，作出的行政許可決定不公正，可以采取相應的救濟措施。第三，對于公眾來說，行政決定公開，使其可以了解自己需要的信息。如，在工商部門查詢企業法人的登記，可以了解有關企業的情況，從而使個人和企業在與注冊登記的企業進行民事活動的過程中，降低商業風險，避免損失的發生。又如，對于經檢驗、檢測、檢疫合格的產品的結果予以公開，可以使公眾根據這些結果選擇商品，保護使用者、消費者的權益。第四，將行政決定予以公開，使被許可人、利害關系人以及社會公眾可以從決定中了解行政許可的決定過程和理由，從而增加公眾對行政機關的監督的作用。
目前，一些行政機關已經規定公眾查詢有關行政許可決定的資料的辦法，為公眾提供服務。如國家工商行政管理機關制定的企業登記檔案資料的查詢辦法規定，工商行政管理機關依照管理權限辦理企業登記檔案資料查詢。企業登記檔案資料的查詢，按照提供途徑，可以分為機讀檔案資料查詢和書式檔案資料查詢。機讀檔案資料的查詢內容包括：（一）企業登記事項：名稱、住所、經營場所、法定代表人、負責人、經濟性質或企業類別、注冊資金或注冊資本、經營范圍、經營方式、主管部門、出資人、經營期限、注冊號、核準登記注冊日期等。（二）企業登記報批文件：部門批準文件、章程、驗資證明、住所證明、法人資格證明或自然人身份證明、法定代表人任職文件和身份證明、名稱預先核準通知書。（三）企業變更事項：核準設立子公司或分支機構日期、變更有關名稱、住所、法定代表人、經濟性質或企業類別、注冊資金或注冊資本、經營范圍、經營方式等事項和各種登記文件及核準變更日期。（四）企業注銷（吊銷）事項：法院破產裁定、企業決議或決定、行政機關責令關閉的文件、清算組織及清算報告、核準注銷（吊銷）日期。（五）監督檢查事項。企業被處罰記錄及日期、年度檢驗情況（企業經營情況、財務狀況、開戶銀行及帳號除外）。書式檔案資料的查詢內容包括核準登記企業的全部原始登記檔案資料。各組織、個人均可向各地工商行政管理機關申請進行機讀檔案資料查詢。各級公安機關、檢察機關、審判機關、國家安全機關、紀檢監察機關，持有關公函，并出示查詢人員有效證件，可以向各級工商行政管理機關進行書式檔案資料查詢。律師事務所代理訴訟活動，查詢人員出示立案證明和律師證件，可以進行書式檔案資料查詢。書式檔案資料中涉及的機密事項，須經工商行政管理機關批準方可查閱。工商行政管理機關內部審批文書，在辦理涉及工商行政管理機關的案件時方可查閱。機讀檔案資料、書式檔案資料查詢，應查詢人的要求，可以加蓋工商行政管理機關檔案資料查詢專用章。
二、行政許可決定公開的例外
根據本法第五條的規定，行政許可的實施和結果應當公開，但是涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的內容除外。因此，一般情況下，行政許可決定應當予以公開，供公眾查閱，但遇有下列情形，不得公開。
1．國家秘密
根據我國保密法的規定，國家秘密是關系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。國家秘密包括下列秘密事項：（一）國家事務的重大決策中的秘密事項；（二）國防建設和武裝力量活動中的秘密事項；（三）外交和外事活動中的秘密事項以及對外承擔保密義務的事項；（四）國民經濟和社會發展中的秘密事項；（五）科學技術中的秘密事項；（六）維護國家安全活動和追查刑事犯罪中的秘密事項；（七）其他經國家保密工作部門確定應當保守的國家秘密事項。由于國家秘密涉及國家的安全和國家利益，因此，行政許可決定涉及國家秘密的，不能予以公開。
2．商業秘密
關于商業秘密，目前國際上還沒有統一的定義。美國的學者認為，商業秘密是指在營業中使用的、能使該秘密的所有人在同行競爭中占據優勢的東西，它可以是一個配方、一項公式、一種模式或者是推銷產品的計劃等。我國的反不正當競爭法規定：“本條所稱的商業秘密，是指不為公眾所知悉，能為權利人帶來經濟利益、具有實用性并經權利人采取保密措施的技術信息和經營信息。”商業秘密通常表現為新技術、新方法、新工藝、新材料、新配方、新流程以及情報、經驗、技巧、規程、報表、名單、計劃和數據等。商業秘密必須具有經濟價值，即能夠為權利人帶來實際的或潛在的經濟利益和競爭優勢。這是商業秘密與政治秘密、個人隱私等其他秘密的最為顯著的區別。對商業秘密的保護，對權利人而言，維持了商業秘密的秘密狀態，直接目的就是謀求經濟上的利益。國家對商業秘密的保護，其目的是為了維護權利人的經濟利益和社會的經濟秩序。對于商業秘密的保護，各國主要是以合同法、侵權行為法，反不正當競爭法和刑法的有關規定予以保護。行政法在強調行政公開和公民知情權的原則下，也需要對行政許可相關方商業秘密的保護。
3．個人隱私
隱私是指公民個人生活中不愿為他人公開或知悉的秘密。隱私權是自然人享有的對其個人的、與公共利益無關的個人信息、私人活動和私有領域進行支配的一種人格權。
行政公開是行政機關的義務，原則上行政機關將其掌握的文件資料向公眾公開，但由于行政機關掌握大量個人隱私和商業秘密，行政公開很有可能侵犯公民的隱私權，因此，有必要在規定行政公開的同時，規定對公民隱私權的保護。例如，有的國家規定，公民隱私權具體體現為以下權利：（1）了解和取得個人記錄的權利。公民個人有權知道行政機關是否存有關于他的記錄以及記錄所記載的內容，并要求得到復制品。（2）要求修改記錄的權利。個人認為關于自己的記錄不正確、不完全或不及時的，可以請求行政機關修改。（3）同意權。除了法律規定的免除情形外，行政機關公開個人的記錄，必須取得個人的書面同意，否則不能公開。
在某些情況下，商業秘密、個人隱私和知情權會發生沖突。一方面，公眾希望知道更多的有關行政管理的情況，并對有關信息加以利用；另一方面，每個個人又不希望自己以及與自己有關的情況被他人過分關注，以維護自己的隱私權。要協調隱私權和知情權的關系，就要將隱私權與知情權的權利范圍予以明確界定。但我國的法律目前尚未對隱私權作出明確規定。在將行政許可決定公開時，行政機關必須在權衡因公共利益而決定公開與保護個人隱私之間的關系。第一，行政機關收集的申請人的有關情況，應當是行政機關作出行政許可決定所必須的，行政機關不得要求申請人提交與行政許可事項無關的材料。第二，行政機關將行政許可決定公開，涉及申請人的有關情況，應當經申請人同意。第三，在我國目前情況下，行政機關在行政許可決定公開的問題上，對于個人隱私、商業秘密的認定不宜過寬，尤其是對于本身具有公示的作用行政許可更是如此。如企業法人登記，其功能一是為企業賦予法人資格，允許其從事經營活動。登記的另一個很重要的功能是對企業的營業狀態予以公示，保護交易安全。如果過多將企業的有關情況認定為商業秘密，登記的公示作用就無法發揮。
第四十一條 法律、行政法規設定的行政許可，其適用范圍沒有地域限制的，申請人取得的行政許可在全國范圍內有效。
【釋義】 本條是對行政許可的地域效力的規定。
行政許可的適用范圍，有的有地域限制，對于沒有特別的地域限制的許可，則在全國范圍內有效。一般來說，對于行為的許可，有地域限制的較多。例如，集會游行示威活動、必須在有關機關指定的路線和區域范圍內進行。又如，根據煙草專賣法的規定，取得煙草專賣批發企業許可證的企業，應當在許可證規定的經營范圍和地域范圍內，從事煙草制品的批發業務。對于資格資質的許可，沒有地域限制的較多。例如，律師法規定，律師執業不受地域限制。根據海關關于報關員資格考試的管理規定，《報關員資格證書》是從事報關工作的專業資格證明，在全國范圍內有效。鍋爐壓力容器制造監督管理辦法規定：“制造企業依據本辦法取得的《制造許可證》在全國范圍內有效。各地相關部門不得進行重復審查、重復發證。”
行政許可的實施有地域管轄。所謂地域管轄，是指同級人民政府及其所屬部門在各管轄區內實施行政許可的權限分工。一般來說，行政許可實施的地域管轄并不影響行政許可的適用范圍。例如，特種設備質量監督與安全監察規定規定：“安裝、維修保養、改造單位必須具備相應的條件，向所在地省級特種設備安全監察機構或者其授權的特種設備安全監察機構申請資格認可，取得資格證書后，方可以承擔認可項目的業務。該資格證書在全國范圍內有效。”但有的行政許可的適用范圍與實施機關的管轄范圍一致，例如，種子法規定：“通過國家級審定的主要農作物品種和主要林木良種由國務院農業、林業行政主管部門公告，可以在全國適宜的生態區域推廣。通過省級審定的主要農作物品種和主要林木良種由省、自治區、直轄市人民政府農業、林業行政主管部門公告，可以在本行政區域內適宜的生態區域推廣；相鄰省、自治區、直轄市屬于同一適宜生態區的地域，經所在省、自治區、直轄市人民政府農業、林業行政主管部門同意后可以引種。”
根據本條的規定，法律、行政法規設定的行政許可原則上在全國范圍內有效，但法律、行政法規規定行政許可的適用有地域范圍的除外。這一規定的目的主要在于防止某些地方政府和部門利用行政許可權力推行地方保護。據報載，某地政府為限制某一外埠品牌的汽車進入本地市場，規定凡私人、私企、三資企業在購買該品牌的汽車時，除繳納一般費用外，還要另外再交數萬元的“特困企業解困基金”。這實際上是對該品牌汽車的銷售進行地域限制，是不符合市場經濟要求的。發展市場經濟，要求地區、行業和企業間的商品和生產要素，按照價值規律向最有效益的方向流動，形成良好的協調關系，最終達到社會資源的有效配置。行政許可的設定和實施，都必須有利于市場經濟的建立和發展。對行政許可的地域效力進行不當限制，是與市場經濟相背離的，因而是違法的行為。
